加強(qiáng)管理和創(chuàng)新 開創(chuàng)檔案工作新局面

福建保監(jiān)局加強(qiáng)檔案管理和創(chuàng)新，推動檔案工作更好地為保險監(jiān)管服務(wù)。2006年獲得“省一級檔案室”的稱號，福建省直單位檔案室定級評審組對保監(jiān)局檔案管理工作和各門類檔案的完整性、規(guī)范性、美觀性給予充分肯定和高度評價，并對照片檔案收集整理的創(chuàng)新表示贊賞，認(rèn)為具有前瞻性和典型示范作用，走在了全省的前列。現(xiàn)將福建保監(jiān)局的做法和體會予以刊登，供參考。

一、主要做法

　　（一）構(gòu)建檔案管理的組織架構(gòu)。保監(jiān)局綜合檔案室成立于2004年初，歸口辦公室管理。成立之初，保監(jiān)局即制定了檔案工作的三年規(guī)劃，確定了檔案工作年度目標(biāo)和任務(wù)，并在辦公室設(shè)置了專、兼職檔案工作崗位，在各處室建立了檔案工作聯(lián)絡(luò)員制度，建立起分管局長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室集中管理，各處室參與管理的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，健全了檔案管理機(jī)制。

　　（二）建立檔案管理規(guī)章制度。保監(jiān)局先后制定出臺了《檔案工作人員職責(zé)》、《檔案安全暫行規(guī)定》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《庫房管理制度》與《檔案鑒定與銷毀制度》等檔案管理規(guī)章制度，對文書檔案、檢查檔案、信訪檔案、音像檔案、照片檔案、會計(jì)檔案、基建檔案等各門類檔案的制作、整理和歸檔進(jìn)行了完善和規(guī)范，使檔案工作有法可依、有章可循。

　　（三）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。保監(jiān)局設(shè)置了面積為110平方米的綜合檔案室專用場所，實(shí)行檔案庫房、檔案辦公室、閱檔室三分離。配置了電腦、打印機(jī)、掃描儀、電動縫紉、裝訂機(jī)等專用設(shè)備；安裝了密集架、防盜門鎖、鐵門、鐵窗欄、遮光布等安全設(shè)施，并添置滅火器、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、吸塵器、防潮箱、防蟲劑等配套設(shè)施，使檔案保管達(dá)到了防光、防潮、防塵、防盜、防高溫、防霉等“八防”要求。

　　（四）重視檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。保監(jiān)局積極派員參加國家檔案局及省檔案局舉辦的各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理水平。截至目前，已先后選送5位同志參加了6期54天的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，內(nèi)容涉及檔案規(guī)范化管理、檔案登記規(guī)范要求、數(shù)字照片的收集與整理、電子文件歸檔管理以及檔案電子目錄數(shù)據(jù)網(wǎng)上報送等，有2位同志通過了檔案人員崗位資格考試，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能得到了明顯提高。

　　（五）注重檔案編研工作。為促進(jìn)檔案工作更好地為保險監(jiān)管服務(wù)，保監(jiān)局根據(jù)實(shí)際需要，編制了各類檔案的檢索體系，如歸檔文件目錄、專題文件目錄、照片檔案目錄、音像檔案目錄、檢查檔案目錄、信訪檔案目錄、基建檔案目錄、會計(jì)檔案目錄和檔案存放指南等；編寫了組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、監(jiān)管制度匯編、內(nèi)部規(guī)章制度匯編、重要計(jì)劃總結(jié)匯編等，大大提高了檔案利用的價值。

　　二、主要體會

　　（一）檔案工作應(yīng)融入日常辦公管理。在保監(jiān)局人手少、監(jiān)管任務(wù)重的現(xiàn)狀下，要提高檔案管理效率，就必須突破年末或次年集中歸檔的傳統(tǒng)做法，主動融入機(jī)關(guān)日常辦公管理，實(shí)現(xiàn)化整為零，實(shí)時歸檔。例如，引入公文、檔案一體化管理的思路，將文書檔案與收、發(fā)文的管理相結(jié)合，避免了檔案信息錄入的重復(fù)勞動；采用紙質(zhì)公文與電子公文并行管理模式，減少了公文流轉(zhuǎn)與歸檔環(huán)節(jié)，大大提高了公文流轉(zhuǎn)、辦理和歸檔效率，其中來文辦理的時間縮短約60%。

　　（二）檔案工作應(yīng)注重內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)。檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，各門類檔案的收集整理規(guī)范要求不同。因此，檔案工作部門與機(jī)關(guān)其他業(yè)務(wù)部門及檔案主管部門的關(guān)系都很密切。如何因地制宜、規(guī)范合理地做好檔案工作，將檔案主管部門的要求與機(jī)關(guān)的實(shí)際情況相結(jié)合，建立良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制是關(guān)鍵。對內(nèi)，一方面要主動向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報請示，爭取對檔案工作的支持，為檔案工作的開展提供必要的人、財、物保障；另一方面，要加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，加強(qiáng)培訓(xùn)工作，引導(dǎo)全體工作人員提高檔案意識，養(yǎng)成自覺遵守檔案法律法規(guī)的習(xí)慣，指導(dǎo)檔案聯(lián)絡(luò)員配合完成必要的輔助性管理工作。對外，一方面要加強(qiáng)與檔案主管部門的溝通匯報，主動介紹行業(yè)發(fā)展情況、機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理模式，爭取理解和支持；另一方面，要增強(qiáng)主動接受執(zhí)法監(jiān)督的意識，請專家進(jìn)來指導(dǎo)、送人員出去培訓(xùn)，采取各種方式方法提高檔案工作的規(guī)范化水平。實(shí)踐證明，協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系，檔案工作才能走上良性運(yùn)行軌道。

　　（三）檔案工作應(yīng)注重結(jié)合實(shí)際創(chuàng)新。隨著保險市場的發(fā)展，各門類和載體的保險監(jiān)管檔案大量增加，業(yè)務(wù)部門對檔案信息資源的需求也在急劇增長。在現(xiàn)有條件下，要滿足業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案工作日益增長的需求只有靠不斷創(chuàng)新。要積極研究保險監(jiān)管業(yè)務(wù)發(fā)展的新趨勢和檔案工作的新技術(shù)，以解決檔案工作出現(xiàn)的新情況、新問題、新困難。例如，在室藏檔案與日俱增而尚不具備辦公自動化的條件下，福建保監(jiān)局通過局域網(wǎng)共享的方式，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)閱文和查檔，大大提高了調(diào)閱效率，減少了文檔人員的工作量。又如，在沒有現(xiàn)成的照片檔案管理軟件的條件下，保監(jiān)局通過常用的Office工具，摸索出一套符合國家標(biāo)準(zhǔn)的照片檔案整理方法，克服了傳統(tǒng)整理方法中重復(fù)勞動帶來費(fèi)人、費(fèi)時、費(fèi)力且查詢利用不便的缺陷，使照片檔案管理從傳統(tǒng)手工型向人機(jī)管理型轉(zhuǎn)變，大大提高了管理效率和質(zhì)量。（福建保監(jiān)局）